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更新日:2023年12月7日

所蔵資料のご利用方法

札幌市公文書館では特定重要公文書(※1)と、その他の資料(図書・行政資料(※2)・写真等)を所蔵しています。資料によってご利用までの流れが異なりますので、以下の各項目をご確認ください。

(※1)札幌市で業務で使用しなくなった公文書のうち、市政の重要事項に関わり、将来にわたって市の活動又は歴史を検証する上で重要な資料となる公文書を、「特定重要公文書」として公文書館で保存し、市民の利用に供しています。
(※2)札幌市が発行する刊行物、パンフレット、チラシ等を指します。

 

特定重要公文書を利用したいとき

利用の流れ

特定重要公文書の利用の流れ

1.特定重要公文書をさがす

  • 特定重要公文書をさがす場合は、公文書館閲覧室に設置している特定重要公文書目録や検索機、インターネットに公開している目録公開システムをご利用ください。
  • 目録公開システムに目録を公開している公文書のうち、公文書館で保管しているのは「特定重要」のみです。「現用」の公文書は市の各部署で業務に使用しているため、公開を希望される方は現用公文書を所管する各部署へお尋ねください。

特定重要公文書の検索時の注意点(PDF:228KB)

特定重要公文書の検索時の注意点

  • 公文書館で所蔵している公文書だけを検索したい場合は、「簡易検索」の「分類」の項目で、「現用」のチェックボックスからチェックを外してください。もしくは、「詳細検索」の「簿冊(特定重要)」や「文書(特定重要)」から検索してください。

 

2.特定重要公文書の利用請求をする

利用請求上の注意点

  • すべての特定重要公文書は公開審査を行い、公開可否を判断しています。審査結果は、原則請求日の翌日から数えて14日以内に通知します。利用請求当日に閲覧できない場合もありますので、来館前に申込書を提出することをおすすめします
  • 一度の申請で公開審査が必要な特定重要公文書が多数ある場合等は、利用決定の通知が請求日の翌日から数えて14日を超過する場合があります。その際は請求者に速やかにその旨を連絡します。
  • 公開審査に関する詳細は、以下の「3.特定重要公文書の利用決定」をご覧ください。

特定重要公文書簡易閲覧申込書(記入例)(PDF:365KB)

特定重要公文書簡易閲覧申込書(記載例)

  • 「簿冊コード」欄には、目録公開システムに表示される簿冊コード(4ケタと4ケタをハイフンでつなぐ数字列)を記載します。
  • 「目録に記載された特定重要公文書の名称」欄には、目録公開システムに表示される簿冊名称を記載します。
  • 「出」「納」欄は記載不要です。

 

3.特定重要公文書の利用決定

  • すべての特定重要公文書は閲覧に供する前に公開審査を実施します。公開審査では個人情報等の非公開とすべき情報が含まれていないかを確認しています。利用請求を受付けた後、公開審査を行い、利用可能と判断された場合は請求者へ利用可能日とともに通知します(通知は、原則請求日の翌日から数えて14日以内に行います)。
  • 過去に公開審査を終えている特定重要公文書は、目録公開システムの「公開区分」の欄に「公開」、「一部公開」、「非公開」と表示されています。「整理中」と表示されている特定重要公文書は公開審査が行われていないため、利用決定の通知までに日数を要します
    • 「公開」の場合は、特定重要公文書に含まれるすべての文書を利用できます。
    • 「一部公開」の場合は、特定重要公文書の非公開となる部分を除き利用できます。
    • 「非公開」の場合は、その特定重要公文書のすべてを非公開と判断したため、利用できません。
  • 特定重要公文書の経年劣化が進んでおり、破損のおそれがある場合等も利用を制限することがあります。

 

4.特定重要公文書を閲覧する

  • 利用決定の通知後、公文書館2階の閲覧室へお越しください。特定重要公文書は閲覧室内でのみ閲覧可能です(貸出はできません)。
  • 特定重要公文書は原則1点物の貴重な資料です。大切に取り扱ってください。
  • その他、閲覧室のご利用に当たっては「館内のご案内」のページもご覧ください。

 

5.特定重要公文書を複写する

  • 閲覧した特定重要公文書の複写を希望する場合は、特定重要公文書簡易複写申込書をご提出ください。
  • 特定重要公文書簡易複写申込書(ワード:20KB)
  • 複写は、写しの提供もしくはお持ちのカメラやスマートフォン等の撮影機材での撮影が可能です。
  • 写しの提供の場合、職員が写しを作成します。料金は白黒(A3まで)1枚10円、カラー(A3まで)1枚20円です。特定重要公文書の状態等により、ご希望どおりに複写できない場合がありますので、ご了承ください。
  • データでの写しの提供は原則行っておりませんが、特定重要公文書の原本が紙以外の媒体(磁気媒体等に記録された映像資料やデジタルデータ等)の場合は、職員へご相談ください。
  • お持ちの撮影機材での撮影の場合、料金はかかりません。特定重要公文書の保護の観点から、フラッシュ撮影等をご遠慮いただく場合がありますので、ご了承ください。

特定重要公文書簡易複写申込書(記入例)(PDF:571KB)

特定重要公文書簡易複写申込書(記載例)

  • 「簿冊コード」欄及び「目録に記載された特定重要公文書の名称」欄は、特定重要公文書簡易閲覧申込書に準じて記載します。
  • 「写しの交付の方法」欄は写しの交付方法を選びます。お持ちの撮影機材での撮影の場合も「公文書館において交付」を選んでください。

 

6.特定重要公文書を二次利用する

  • 複写した特定重要公文書は、原則、札幌市公文書館が所蔵することを明示の上、二次利用(刊行物・ブログ等への掲載、テレビでの放映等)することができます。詳しくは職員へご相談ください。

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その他の資料(図書・行政資料・写真等)を利用したいとき

利用の流れ

その他の資料の利用の流れ

1.資料をさがす

  • 資料をさがす場合は、公文書館閲覧室に設置している検索機やインターネットに公開している所蔵資料検索システムをご利用ください。
  • 所蔵資料検索システムでは「図書・文書」「写真」等の各カテゴリーで語句検索ができますが、「あいまい検索(同義語や表記揺れを含めて検索すること)」には対応していません。検索する際は異なるキーワードで複数回検索することをおすすめします。(例:「五輪」「オリンピック」のキーワードでそれぞれ検索する。全角アルファベット、半角アルファベットのそれぞれで検索する等)
  • 所蔵資料検索システムの一部のカテゴリーでは資料の見本画像を閲覧できますが、この見本画像のダウンロードや画面キャプチャ等を利用しての取得を禁じます

所蔵資料検索システムの「見本画像」の例(PDF:212KB)

システムの「見本画像」の例

  • 所蔵資料検索システムの検索結果一覧に表示される資料の画像(サムネイル)と、サムネイルをクリックした後に表示される画像は、いずれも資料の見本です。この画像のダウンロードや画面キャプチャ等を利用しての取得を禁じます。(資料カテゴリーによっては、見本画像がない場合もあります。)

2.資料の閲覧申請をする

申請上の注意点

  • 資料は原則、申請後即時でご利用いただけますが、利用点数が多い場合などは準備に時間がかかる場合があります。来館前に申請書類をご提出いただければ、資料を事前にご用意して、速やかにご覧いただくことが可能です。
  • 資料の経年劣化が進んでおり、破損のおそれがある場合等は利用を制限することがあります。

資料閲覧申請書(記入例)(PDF:396KB)

資料閲覧申請書(記載例)

  • 「資料種別」欄には、資料のカテゴリを記載します。
  • 「登録番号」欄には、所蔵資料検索システムの検索結果一覧に表示される「登録番号」を記載します。
  • 「資料名/タイトル」欄には、所蔵資料資料検索システムの検索結果一覧に表示される「書名」等(資料のカテゴリによって表現が異なります)を記載します。
  • 申請日、氏名、住所、電話番号、利用したい資料の情報以外の欄は記載不要です。

 

所蔵資料検索システムから資料閲覧申請書を作成する(PDF:148KB)

所蔵資料検索システムから資料閲覧申請書を作成する

  • 所蔵資料検索システムの検索結果一覧画面で利用申請したい資料がある場合、一覧の右端の「閲覧」欄にチェックを付けてください。
  • 利用申請したい資料すべてにチェックを付け終えたら、検索結果一覧画面最下部の「閲覧申込書を印刷する」ボタンを押してください。
  • 閲覧申込書印刷画面に移るので、利用申請したい資料が表示されていることを確認し、「確定(印刷)」ボタンを押してください。
  • PDFファイルで資料閲覧申請書が出力されます。
  • 出力されたファイルに申請日、氏名、住所、電話番号を記載して提出してください。

 

3.資料を閲覧する

  • 資料は公文書館2階の閲覧室内でのみ閲覧可能です(貸出はできません)。
  • 貴重な資料が多数ありますので、大切に取り扱ってください。
  • その他、閲覧室のご利用に当たっては「館内のご案内」のページもご覧ください。

 

4.資料を複写する

  • 閲覧した資料の複写を希望する場合は、資料複写申請書をご提出ください。申請書内「1(1)使用目的」は公文書館の利用実績として「公文書館年報」でご紹介する場合がありますので、予めご了承ください。
  • 資料複写申請書(エクセル:19KB)
  • 複写は、写しの提供もしくはお持ちのカメラやスマートフォン等の撮影機材での撮影が可能です。
  • 写しの提供の場合、職員が写しを作成します。料金は白黒(A3まで)1枚10円、カラー(A3まで)1枚20円です。資料の状態や著作権法上の規制等により、ご希望どおりに複写できない場合がありますので、ご了承ください。
  • データでの写しの提供は原則行っておりませんが、資料の原本が紙以外の媒体(磁気媒体等に記録された映像資料やデジタルデータ等)の場合は、職員へご相談ください。
  • お持ちの撮影機材での撮影の場合、料金はかかりません。資料保護の観点から、フラッシュ撮影等をご遠慮いただく場合がありますので、ご了承ください。
  • 一部の資料について、郵送で写しの提供ができるものがあります。詳しくは公文書館へご相談ください。なお、特定重要公文書は複写範囲を打ち合わせながら写しを作成するため、原則郵送での写しの提供は行っておりません。

資料複写申請書(記入例)(PDF:305KB)

資料複写申請書(記載例)

  • 紙での写しの交付を希望する場合、「複写方法」欄の「電子式複写」にチェックをつけます。お持ちの機材での撮影を希望する場合、「複写方法」欄の「写真撮影」にチェックをつけます。
  • 「複写資料」欄は、資料閲覧申請書に準じて記載します。

 

5.資料を二次利用する

  • 資料によって二次利用ができるものと、できないものとがあります。詳しくは職員にお尋ねください。

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申請書類の提出先

各種申請書類の提出先は以下のとおりです。

書類を受理する時間は「開館時間」のとおりです。開館時間外、休館日及び臨時休館日に提出していただいた場合は、翌営業日に受理しますので、ご了承ください。

来館

公文書館2階の閲覧室で、職員に提出してください。

各種様式をご用意しておりますので、閲覧室で申請書類を作成することも可能です。

郵送

〒064-0808

北海道札幌市中央区南8条西2丁目

札幌市公文書館

FAX 011-521-0210
電子メール

kobunshokan★city.sapporo.jp

(★を@に置き換えて送信してください)

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このページについてのお問い合わせ

札幌市総務局行政部公文書館

〒064-0808 札幌市中央区南8条西2丁目5-2

電話番号:011-521-0205

ファクス番号:011-521-0210

メールアドレス:kobunshokan★city.sapporo.jp(★を@に置き換えて送信してください)
※日・月曜日、国民の祝日及び年末年始は休館日です。休館日にお問い合わせいただいた場合は翌営業日以降回答いたします。