所蔵資料のご利用方法

札幌市公文書館では特定重要公文書（※1）と、その他の資料（図書・行政資料（※2）・写真等）を所蔵しています。資料によってご利用までの流れが異なりますので、以下の各項目をご確認ください。

特定重要公文書を利用したいとき

利用の流れ

以下の流れは概要です。詳細は各項目に設定したリンク先でご確認ください。

1.特定重要公文書をさがす
↓
2.利用請求をする
↓
特定重要公文書は公文書館で公開審査を行います。 審査結果は、原則、請求日の翌日から数えて14日以内に以下のとおり通知します。
↓
3.特定重要公文書の利用決定等
公開審査の結果「公開」と判断した場合は特定重要公文書の全部を、「一部公開」と判断した場合は特定重要公文書の非公開部分を除いてご利用いただける旨通知します。	公開審査の結果「非公開」と判断した場合は、その特定重要公文書の全部をご利用いただけません。
↓
4.閲覧する
5.複写する

1.特定重要公文書をさがす

• 特定重要公文書をさがす場合は、公文書館閲覧室に設置している特定重要公文書目録や検索機、インターネットに公開している目録公開システムをご利用ください。

• 目録公開システムに目録を公開している公文書のうち、公文書館で保管しているのは「特定重要」のみです。「現用」の公文書は市の各部署で業務に使用しているため、公開を希望される方は現用公文書を所管する各部署へお尋ねください。

特定重要公文書の検索時の注意点（PDF：228KB）

2.特定重要公文書の利用請求をする

• 特定重要公文書は簿冊単位で利用請求します。特定の文書を利用したい場合でも簿冊単位で請求をしてください。
• 特定重要公文書簡易閲覧申込書（様式へのリンク）に利用したい簿冊や必要事項を記入の上ご提出ください。提出先は下記の「申請書類の提出先」をご覧ください。

利用請求上の注意点

• すべての特定重要公文書は公開審査を行い、公開可否を判断しています。審査結果は、原則請求日の翌日から数えて14日以内に通知します。利用請求当日に閲覧できない場合もありますので、来館前に申込書を提出することをおすすめします。
• 一度の利用請求で公開審査が必要な特定重要公文書が多数ある場合等は、利用決定の通知が請求日の翌日から数えて14日を超過する場合があります。その際は請求者に速やかにその旨を連絡します。

公開審査について

• 公開審査では、個人情報等の非公開とすべき情報が含まれていないかを確認しています。
• 公開審査は「札幌市公文書管理条例に基づく利用請求に対する処分に係る審査基準」に基づいて公文書館職員が行います（審査基準は「関係条例、規則等」のページからご覧いただけます）。
• 目録公開システムにおける特定重要公文書の「公開区分」の欄では、公開審査の実施状況を確認することができます。利用請求時の参考としてください。

  「公開区分」の 内容	公開審査の実施状況
  整理中	公開審査を実施していない特定重要公文書です。利用請求があった場合は公開審査を実施し、原則、請求日の翌日から数えて14日以内に利用決定等を通知します。
  公開	公開審査を終え、全て利用可能な特定重要公文書です。原則、利用請求後すぐに利用決定を通知し、ご利用いただけます。
  一部公開	公開審査を終え、一部の非公開部分を除いて利用可能な特定重要公文書です。原則、利用請求後すぐに利用決定を通知し、非公開部分は伏せた（隠した）状態でご利用いただけます。
  非公開	公開審査を終え、全てが非公開部分と判断された特定重要公文書です。利用請求いただいてもご利用いただくことができません。

• 特定重要公文書に非公開とすべき情報を含まない場合でも、経年劣化が進んでおり、破損のおそれがある場合等も利用を制限することがあります。

特定重要公文書簡易閲覧申込書（記入例）（PDF：365KB）

• 「簿冊コード」欄には、目録公開システムに表示される簿冊コード（4ケタと4ケタをハイフンでつなぐ数字列）を記載します。
• 「目録に記載された特定重要公文書の名称」欄には、目録公開システムに表示される簿冊名称を記載します。
• 「出」「納」欄は記載不要です。

 

3.特定重要公文書の利用決定等

• 利用請求後、その特定重要公文書が「公開」または「一部公開」の場合はその旨を通知しますので、公文書館へご来館のうえ、ご利用いただけます。
• 特定重要公文書が「非公開」の場合はその旨を通知します。

4.特定重要公文書を閲覧する

• 「公開」または「一部公開」の通知後、公文書館2階の閲覧室へお越しください。特定重要公文書は閲覧室内でのみ閲覧可能です（貸出はできません）。
• 特定重要公文書は原則1点物の貴重な資料です。大切に取り扱ってください。
• その他、閲覧室のご利用に当たっては「館内のご案内」のページもご覧ください。

 

5.特定重要公文書を複写する

• 閲覧した特定重要公文書の複写を希望する場合は、特定重要公文書簡易複写申込書（様式へのリンク）をご提出ください。
• 複写は、写しの提供もしくはお持ちのカメラやスマートフォン等の撮影機材での撮影が可能です。
• 写しの提供の場合、職員が写しを作成します。料金は白黒（A3まで）1枚10円、カラー（A3まで）1枚20円です。特定重要公文書の状態等により、ご希望どおりに複写できない場合がありますので、ご了承ください。
• データでの写しの提供は原則行っておりませんが、特定重要公文書の原本が紙以外の媒体（磁気媒体等に記録された映像資料やデジタルデータ等）の場合は、職員へご相談ください。
• お持ちの撮影機材での撮影の場合、料金はかかりません。特定重要公文書の保護の観点から、フラッシュ撮影等をご遠慮いただく場合がありますので、ご了承ください。
• 複写した特定重要公文書は、原則、札幌市公文書館が所蔵することを明示の上、二次利用（刊行物・ブログ等への掲載、テレビでの放映等）することができます。詳しくは職員へご相談ください。

特定重要公文書簡易複写申込書（記入例）（PDF：571KB）

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その他の資料（図書・行政資料・写真等）を利用したいとき

利用の流れ

以下の流れは概要です。詳細は各項目に設定したリンク先でご確認ください。

1.資料をさがす

↓

2.資料の閲覧申請をする

↓

原則即時で閲覧できます。 来館前に申請された場合は、差し支えなければ来館日をご連絡の上お越しください。

↓

3.閲覧する

4.複写する

1.資料をさがす

• 資料をさがす場合は、公文書館閲覧室に設置している検索機やインターネットに公開している所蔵資料検索システムをご利用ください。

• 所蔵資料検索システムでは「図書・文書」「写真」等の各カテゴリーで語句検索ができますが、「あいまい検索（同義語や表記揺れを含めて検索すること）」には対応していません。検索する際は異なるキーワードで複数回検索することをおすすめします。（例：「五輪」「オリンピック」のキーワードでそれぞれ検索する。全角アルファベット、半角アルファベットのそれぞれで検索する等）
• 所蔵資料検索システムの一部のカテゴリーでは資料の見本画像を閲覧できますが、この見本画像のダウンロードや画面キャプチャ等を利用しての取得を禁じます。

所蔵資料検索システムの「見本画像」の例（PDF：212KB）

2.資料の閲覧申請をする

• 資料の利用を希望する場合は、資料閲覧申請書（様式へのリンク）をご提出ください。提出先は、下記の「申請書類の提出先」をご覧ください。
• 申請書は下記のExcelファイルで作成するほか、所蔵資料検索システムからも申請書を出力できます。詳しくは「所蔵資料検索システムから資料閲覧申請書を作成する」をご覧ください。

申請上の注意点

• 資料は原則、申請後即時でご利用いただけますが、申請点数が多い場合や利用者が集中している場合などはご提供に時間がかかることがあります。来館前に申請書類をご提出いただければ、資料を事前にご用意して、速やかにご覧いただくことが可能です。
• 資料の経年劣化が進んでおり、破損のおそれがある場合等は利用を制限することがあります。

資料閲覧申請書（記入例）（PDF：396KB）

所蔵資料検索システムから資料閲覧申請書を作成する（PDF：148KB）

3.資料を閲覧する

• 資料は公文書館2階の閲覧室内でのみ閲覧可能です（貸出はできません）。
• 貴重な資料が多数ありますので、大切に取り扱ってください。
• その他、閲覧室のご利用に当たっては「館内のご案内」のページもご覧ください。

 

4.資料を複写する

• 閲覧した資料の複写を希望する場合は、資料複写申請書（様式へのリンク）をご提出ください。申請書内「1（1）使用目的」は公文書館の利用実績として「公文書館年報」でご紹介する場合がありますので、予めご了承ください。
• 複写は、写しの提供もしくはお持ちのカメラやスマートフォン等の撮影機材での撮影が可能です。
• 写しの提供の場合、職員が写しを作成します。料金は白黒（A3まで）1枚10円、カラー（A3まで）1枚20円です。資料の状態や著作権法上の規制等により、ご希望どおりに複写できない場合がありますので、ご了承ください。
• データでの写しの提供は原則行っておりませんが、資料の原本が紙以外の媒体（磁気媒体等に記録された映像資料やデジタルデータ等）の場合は、職員へご相談ください。
• お持ちの撮影機材での撮影の場合、料金はかかりません。資料保護の観点から、フラッシュ撮影等をご遠慮いただく場合がありますので、ご了承ください。
• 一部の資料について、郵送で写しの提供ができるものがあります。詳しくは公文書館へご相談ください。なお、特定重要公文書は複写範囲を打ち合わせながら写しを作成するため、原則郵送での写しの提供は行っておりません。
• 資料によって二次利用（刊行物・ブログ等への掲載、テレビでの放映等）ができるものと、できないものとがあります。詳しくは職員にお尋ねください。

資料複写申請書（記入例）（PDF：305KB）

• 紙での写しの交付を希望する場合、「複写方法」欄の「電子式複写」にチェックをつけます。お持ちの機材での撮影を希望する場合、「複写方法」欄の「写真撮影」にチェックをつけます。
• 「複写資料」欄は、資料閲覧申請書に準じて記載します。

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申請書類（一覧）

各種申請に使用する様式は以下のとおりです。

特定重要公文書を利用したいとき	特定重要公文書簡易閲覧申込書	様式へのリンク
	特定重要公文書簡易複写申込書
その他の資料（図書・行政資料・写真等）を 利用したいとき	資料閲覧申請書	様式へのリンク
	資料複写申請書

 

 

申請書類の提出先

各種申請書類の提出先は以下のとおりです。

書類を受理する時間は「開館時間」のとおりです。開館時間外、休館日及び臨時休館日に提出していただいた場合は、翌営業日に受理しますので、ご了承ください。

来館	公文書館2階の閲覧室で、職員に提出してください。 各種様式をご用意しておりますので、閲覧室で申請書類を作成することも可能です。
郵送	〒064-0808 北海道札幌市中央区南8条西2丁目 札幌市公文書館
FAX	011-521-0210
電子メール	kobunshokan★city.sapporo.jp （★を@に置き換えて送信してください）