新型コロナウイルス感染症拡大防止に向けた町内会・自治会行事や活動の実施に係る留意点

北海道では、8月26日の対策本部会議において、北海道の緊急事態措置区域の追加を踏まえ、8月27日から9月12日までの間、札幌市を含む12の市町村を特定措置区域に指定し、新型コロナウイルスの感染拡大抑止に向け、道民等に対し新たな要請・協力を行うことを決めました。
札幌市においては、新規感染者数が日々200～300人台の高い数値で推移しており、この状況が続けば第4波の時と同様、「札幌市医療非常事態宣言」を出さざるを得ないような危機的な事態となっています。また、感染力の強いデルタ株にほぼ置き換わっており、10代以下の子どもたちにも感染が広がっています。この感染力の強いデルタ株を抑え込んでいくためには、これまで以上の感染防止対策の徹底が求められます。
地域活動の実施にあたっては、下記の期間では、生活や健康の維持のために必要なものを除き、外出や往来を控えていただき、当面の予定の中止や延期の検討をお願いするとともに、皆さまお一人おひとりの感染防止行動を徹底していただきますようお願いいたします。

【緊急事態宣言措置（令和3年8月27日（金）～9月12日（日）】
・日中も含めた不要不急の外出を控えること（特に20時以降や週末の外出）
・できる限り同居していない方との飲食を控えること
・「三密」「感染リスクが高まる場面※」等の回避や、基本的な感染防止対策を徹底すること
※飲酒を伴う懇親会等、大人数や長時間におよぶ飲食、マスクなしでの会話、居場所の切り替わり

「新北海道スタイル」に基づく地域活動について（令和3年7月13日更新）

「新北海道スタイル」を実践しながら、新型コロナウイルス感染拡大の予防と地域活動の両立を図るための基本的な考え方をまとめましたので、各種地域活動を実施する際の参考としてください。

・札幌市の地域活動ガイドライン（PDF：649KB）

・札幌市の地域活動ガイドライン　感染症対策チェックリスト（屋内・屋外活動用）（PDF：655KB）

・札幌市の地域活動ガイドライン　参加者名簿（例）（エクセル：15KB）

総会等の会議開催について

総会や役員会等の会議については、多人数が集まる形式で開催すると集団感染が発生するリスクが高まります。このため、開催する場合は、マスクを着用し大きな声での会話を控える、近い距離で集まることを避ける等といった基本的な感染防止対策に加えて、書面表決^※や委任状^※の活用により、可能な限り少人数で実施する等の対応をご検討ください。

※書面表決：議題に対する賛成・反対の意思を書面表決書に記載し、事前に提出する手法
※委任状：議題に対する賛成・反対の意思決定を委任状に記載した代理人に委ねる手法

【参考】書面表決等による総会の進め方（例）

1. 「総会の開催案内」、「議案」、「書面表決書」、「委任状」を町内会・自治会の会員に配布する。
2. 総会に出席しない会員から「書面表決書」または「委任状」を提出してもらう。
3. 集めた「書面表決書」、「委任状」を役員等で集計する。
4. 総会を開催する。
5. 会員に総会の結果を回覧等でお知らせする。

認可地縁団体の総会について

認可地縁団体については、地方自治法第260条の13に定めるとおり、少なくとも毎年1回、構成員による通常総会を開かなければならないとされています。

また、認可地縁団体の総会は、下記の総務省のQ＆Aのとおり、実際に集まらずともWeb会議など、参加者が相互に議論できる環境であることが求められています。そのような環境が整わない場合、初めから会員が実際に集まる機会を設けずに、書面表決のみで総会とみなす手法は、原則認められません。

総会の開催方法については、本ページ「総会等の会議開催について」をご参照の上、開催時期、実施方法等をご検討ください。

【参考】総務省Q＆A

Q.新型コロナウイルスの感染症の拡大を受けて、認可地縁団体の総会等の開催方法について、どのように対応すればよいでしょうか。

A.認可地縁団体の代表者は、少なくとも毎年一回、構成員の通常総会を開かなければならないとされていますが（法第260条の13）、総会に出席しない構成員は、書面で、又は代理人によって表決をすることが可能とされています（法第260条の18第2項）。 なお、認可地縁団体の構成員は多数に及ぶことに留意が必要ですが、例えば、総会に出席せず、書面で、又は代理人によって表決をする構成員が相当数見込まれる状況において、実際に集まらずとも、出席者が一堂に会するのと同等に、相互に議論できる環境であれば、Web会議、テレビ会議、電話会議などにより総会を開催することも可能と解されます。 また、規約により役員会を設置するものとされている場合にも、同様の環境であれば、Web会議、テレビ会議、電話会議などにより役員会を開催することが可能と解されます。

書面表決のみによる総会としたい場合

上記のとおり、認可地縁団体の場合は、総会参加者が相互に議論できる環境を設けることが必要であり、会員の同意なく初めから書面表決のみを参加手段として総会を開催することはできません。
ただし、事前に、各会員に対し書面表決のみによる総会開催の実施可否について確認を行い、誰からも反対がないことを確認した場合には、会員が実際に集まる機会を設けずに、書面表決の実施のみで総会とみなすことはできると解されます。

回覧について

町内会・自治会内で行われている回覧は、地域内における情報連絡の重要な手段であると考えていますが、感染拡大防止のため、緊急性等を考慮し回覧が必要であると判断された場合には、手渡しを避けて郵便受けに入れる、こまめに手洗いを実施する等、ご留意ください。