個人情報ファイル簿

個人情報ファイルとは

個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」といいます。）では、保有個人情報を含む情報の集合物であって次に掲げるものを個人情報ファイルと定めています。

1一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの（電子計算機処理に係る個人情報ファイル）

2上記1に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの（マニュアル（手作業）処理に係る個人情報ファイル）

個人情報ファイル簿とは

個人情報保護法では、行政機関等が保有する個人情報ファイルについて、以下のような事項を記載した帳簿を作成して、公表しなければならないこととなっています。この帳簿を、個人情報ファイル簿といいます。

個人情報ファイル簿に記載する主な事項

個人情報ファイルの名称
行政機関等の名称
個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称
個人情報ファイルの利用目的
記録項目
記録範囲
記録情報の収集方法
要配慮個人情報（※）が含まれるときはその旨

※個人情報保護法第2条第3項に規定する要配慮個人情報をいいます。

記録情報の経常的提供先
開示請求等を受理する組織の名称及び所在地
訂正又は利用停止に関する他の法令の規定による特別の手続等
個人情報ファイルの種別
行政機関等匿名加工情報（※）の提案を募集する個人情報ファイルである旨

※行政機関等匿名加工情報の制度の詳細については、個人情報保護委員会のホームページをご覧ください。

個人情報保護委員会のホームページ（行政機関等匿名加工情報）

行政機関等匿名加工情報の提案を受ける組織の名称及び所在地

個人情報ファイル簿の作成対象外の個人情報ファイル簿

以下のような個人情報ファイルについては、個人情報ファイル簿の作成及び公表の対象外とされています。

国の安全、外交上の秘密その他の国の重大な利益に関する事項を記録する個人情報ファイル
犯罪の捜査、租税に関する法律の規定に基づく犯則事件の調査又は公訴の提起若しくは維持のために作成し、又は取得する個人情報ファイル
行政機関等の職員又は職員であった者に係る個人情報ファイルであって、専らその人事、給与若しくは福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの（当該機関等が行う職員の採用試験に関する個人情報ファイルを含む。）
専ら試験的な電子計算機処理の用に供するための個人情報ファイル
1年以内に消去することとなる記録情報のみを記録する個人情報ファイル
資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する記録情報を記録した個人情報ファイルであって、送付又は連絡の相手方の氏名、住所その他の送付又は連絡に必要な事項のみを記録するもの
職員が学術研究の用に供するためその発意に基づき作成し、又は取得する個人情報ファイルであって、記録情報を専ら当該学術研究の目的のために利用するもの
本人の数が1000人に満たない個人情報ファイル
個人情報ファイル簿が公表されている個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録範囲が当該公表に係るこれらの事項の範囲内のもの
個人情報の保護に関する法律施行令（平成15年政令第507号）で定める個人情報ファイル