公文書目録検索ヘルプ

公文書目録検索システムの概要

市民の皆さまに市の取組みをお伝えするため、市で業務に使用している公文書（簿冊）及び札幌市公文書館に収蔵している特定重要公文書（市が業務に使用しなくなった文書のうち、市政上重要なため永久保存しているもの）の目録を検索できるシステムです。

用語と解説

用語と解説
用語	解説
【共通】
公文書（文書）	現在、市が業務に使用している文書、書類のことです。
特定重要公文書	市が業務に使用しなくなった文書、書類のうち、市政上重要なため永久保存しているもののことです。
簿冊	（複数の）公文書や特定重要公文書をまとめて綴るファイルのことです。
簿冊名称	簿冊に付けられた名称で、その簿冊に綴られた文書の内容を簡単に表しています。
年度	簿冊の使用を開始した年度又は使用を終えた年度のことです。
文書分類	簿冊の内容に基づき系統別に整理するための分類のことです。「第1分類」～「第3分類」の3階層で分類されます。
開始年度	簿冊の使用を開始した年度のことです。
文書作成課	その文書や簿冊を作成した課のことです。文書や簿冊の作成から現在までに発生した業務の担当変更や課の名称変更などにより、現在の所管課と異なる課となっている場合があります。

【簿冊（現用）】
保存期間	簿冊の使用を終えた後、簿冊を廃棄せずに保存する期間のことです。
保存期間満了日	簿冊の保存期間が満了する年度の最終日のことです。
廃棄予定年度	保存期間満了後、簿冊を廃棄又は公文書館に移管する予定の年度のことです。
簿冊整理番号	札幌市内部で簿冊を特定する番号のことです。現在、市が業務に使用している簿冊に対して付けられます。
所管課	現時点で簿冊を所管している課のことです。

【簿冊（特定重要）】
受入年	その特定重要公文書を所管課から公文書館へ移管した年のことです。
簿冊コード	札幌市内部で簿冊を特定する番号のことです。特定重要公文書の簿冊に対して付けられます。
完結年度	簿冊の使用を終えた年度のことです。
主管課	公文書館に移管される際にその特定重要公文書を所管していた課のことです。
原課保存期間	その文書や簿冊が作成されてから公文書館へ移管されるまでの間の保存期間のことです。
内容量	簿冊の厚さや分量のことです。
公開区分	簿冊を閲覧できるかどうかの区分のことです。個人情報等の非公開情報が含まれる場合、その簿冊の全部又は一部は閲覧することができません。また、公開区分が「整理中」となっている場合、非公開情報が含まれるかの審査が完了していないことから、閲覧にあたりお時間をいただく場合があります。

【文書（特定重要）】
文書件名	文書に付けられた名称で、その文書の内容を簡単に表しています。
文書整理番号	札幌市内部で文書を特定する番号のことです。特定重要公文書に対して付けられます。
文書年月日	文書を作成した年月日のことです。
作成情報	その特定重要公文書に関する補足情報です。
文書種別	その文書が作成された際の種別のことです。文書種別には「起案」「供覧」「収受」「発送」「令達／告示」「その他」があります。
簿冊情報	該当の文書が綴られている簿冊の「簿冊コード」「簿冊名称」「分類」「主管課」「開始年度」「完結年度」「原課保存期間」が表示されます。これらの項目については、「簿冊（特定重要）」の該当項目の解説をご覧下さい。