公文書公開制度のあらまし

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公文書公開制度とは？

　公文書公開制度とは、市民の請求に基づいて、市の機関が保有する公文書を公開する制度です。

　公開請求を受けた実施機関（具体的には、実際に公文書を保有している課）は、一定の期間内に請求された公文書を公開するか否か決定すること、しかも、条例上非公開と定められている場合を除き、原則として公開することが、条例によって義務付けられています。

●手続の大まかな流れを知りたいとき⇒公開請求の手続の流れ（図解）
●正確なルールを知りたいとき⇒札幌市情報公開条例

公開請求の対象となる「公文書」とは？

　公開請求の対象となるのは、「公文書」です。すなわち、請求に該当する「公文書」を実施機関が保有していないときは、そもそも「公文書」を公開することができません。

　「公文書」とは、次のようなものをいいます。

　実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム又は電磁的記録であって、実施機関の職員が組織的に用いるものとして、実施機関が保有しているもの

　「電磁的記録」とは、具体的には、録音・録画済みの磁気テープや、コンピュータで処理すべき情報をフロッピーディスク等の記憶媒体に記録したものをいいます。
　「実施機関の職員が組織的に用いるものとして、実施機関が保有しているもの」とは、作成・取得に関与した職員個人の利用にとどまらず、組織として共用・共有している状態にあるものをいいます。
新聞、書籍など、不特定多数の者に販売する目的で発行されているものは「公文書」の範囲から除きます。

公開請求の手続は？

　どなたでも（札幌市に住所のない方でも）公開請求をすることができます。
　公開請求をしようとするときは、公文書公開請求書に氏名、住所、請求する公文書の内容などを記入し、行政情報課（市役所本庁舎2階）に提出していただきます。

　請求書の受付は、行政情報課のほか、各区役所（総務企画課広聴係）でも行っております（この場合は、区役所が行政情報課へ取次ぎいたします。）。また、行政情報課あての郵送又はファクシミリ送信,当ホームページからインターネットで請求することもできます。
※電話や電子メールによる公開請求はできません。
　請求書の用紙は、行政情報課のほか、各区役所（総務企画課広聴係）にも備え置いています。また、電話等で御依頼があれば、用紙をお送りします。ダウンロードすることもできます。→ダウンロードのページへ
　請求書提出の際、印鑑、身分証明書等は特に必要ありません。

・公開請求する公文書の名称がわからないとき

　公開請求書には、公開を請求する公文書の正式な名称を記入しなくても、公文書を特定するために必要な事項を記入すれば十分です。具体的な記入のしかたについては、実際に公文書を保有する所管課の職員、もしくは行政情報課の情報公開担当職員に御相談ください。
　行政情報課には、公文書目録の端末を備え付けており、これにより各実施機関の保有する公文書の綴られた簿冊の名称を検索することができます（ただし、これだけでは個々の公文書の名称まで絞り込めない場合があります。）。また、インターネットでも同内容のシステムがあり、検索可能です。

※公文書目録検索

 

公開されない情報は？

　公開請求のあった公文書は原則として公開しますが、公文書に次のような情報（非公開情報）が含まれているときは、その公文書の全部又は一部を公開しません。

(1)個人に関する情報

　住所・氏名など特定の個人を識別できる情報など

(2)法人などに関する情報

　法人その他の団体や個人事業主に関する情報のうち
　・公開すると法人などの正当な利益を害するもの
　・実施機関に要請され、非公開の条件で任意に提供されたもの

(3)公共の安全などに関する情報

　人の生命、身体、財産の保護など公共の安全や秩序の維持に支障を及ぼすおそれのある情報

(4)審議・検討などに関する情報

　行政内部又は相互の審議・検討・協議に関する情報のうち
　・紛争処理に関する情報で、公開すると意思決定の中立性が不当に損なわれるもの
　・公開により特定の者に不当に利益・不利益を与えるもの

(5)行政の事務事業に関する情報

　公開により事務事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすもの

(6)法令秘情報

　法令・他の条例や国の指示などにより公開できないと決められている情報

公開請求に対する回答は？

　公開請求があった日の翌日から原則として14日以内に、公文書を保有している課が、公文書を公開するかどうかの決定をします。決定後、その結果を文書でお知らせします。

　・公開決定・一部公開決定の場合は、公開を実施する日時と場所を併せて通知します。
　・一部公開決定・非公開決定の場合は、通知書の中に公開しない理由を示します。
　・公開請求された公文書が全部存在しない場合の決定は、非公開決定となります。
　・存在するか否かを答えるだけで、非公開情報を公開したのと同様の結果になるときは、公開請求拒否の決定をすることにとなります。

・決定期限の延長

　一度に多くの種類の公開請求があるなど、14日以内に決定できないやむをえない理由があるときは、決定期限を延長することがあります。この場合は、延長した期限を文書でお知らせします。

公開の実施については？

・公開の日時・場所など

　公開は、通知書に記載されている日時及び場所で行います。ただし、請求者が指定した日時に来られないときは、調整の上、変更することができます。
　公開の際、必要に応じ、公開する公文書について説明するため、公文書を所管する課の職員が立ち会います。

・公開の方法

　公開は、紙の公文書（文書、図画、写真、フィルム）については、閲覧又は写しの交付により行います。
　公文書が電磁的記録である場合は、例えば次のように、記録の種類に応じて適切な方法により実施します。

＜録音・録画情報＞
　再生機器により再生したものの聴取・視聴
　ダビングした磁気テープの交付
＜コンピュータ情報＞
　紙にプリントアウトしたものの閲覧・交付
　フロッピーディスク・CD-Rに複写したものの交付

・公文書の写しの郵送

　遠隔地から請求されて公開の場所に来ることができないといった場合などには、公文書の写しを郵送することもできます。この場合、事前に写しの交付費用、郵送費用を納付していただき、納付確認後に郵送します。

・公開実施に伴う費用

　閲覧・聴取視聴は無料ですが、写しの交付については実費相当の費用をいただきます。

交付する媒体	規格	費用の額
用紙	A3判以下・白黒	1枚（面）につき	10円
	A3判以下・カラー	1枚（面）につき	40円
	A3判を超えるもの	外注に伴う実費
録音カセットテープ	120分以下	1巻につき	110円
フロッピーディスク	3.5インチ	1枚につき	50円
CD-R	直径12cm	1枚につき	70円

決定に不服がある場合は？

　公開請求に対する決定に納得がいかない場合は、「行政不服審査法」という法律に基づいて、不服申立てができます。不服申立てがあった場合、実施機関は、不服申立てを受け入れて自主的に全部公開に変更する場合などを除き、学識経験者などで構成する「札幌市情報公開・個人情報保護審査会」に審査を求め、その審査結果を尊重して再度の決定をします。