札幌市特定重要公文書の利用等に関する規則

○札幌市特定重要公文書の利用等に関する規則

平成25年６月26日規則第29号

（趣旨）

第１条　この規則は、札幌市公文書管理条例（平成24年条例第31号。以下「条例」という。）第31条の規定に基づき、特定重要公文書の保存、利用及び廃棄に関し必要な事項を定めるものとする。

（用語）

第２条　この規則で使用する用語は、条例で使用する用語の例による。

（特定重要公文書の保存）

第３条　市長は、特定重要公文書について、条例第14条第１項及び第２項の規定に基づき、札幌市公文書館の専用の書庫において保存するものとする。

２　市長は、前項の専用の書庫について、温度、湿度等を適切に管理するとともに、防犯、防災、防虫等のための適切な措置を講ずるものとする。

３　市長は、特定重要公文書について、移管又は寄贈若しくは寄託から原則として１年以内に排架を行うものとする。

４　市長は、特定重要公文書について、必要に応じ、修復その他当該特定重要公文書の長期保存及び利用のための必要な措置を講ずるものとする。

５　市長は、特定重要公文書について、条例第14条第３項の規定により作成する目録に、次に掲げる事項を記載するものとする。

(１)　分類

(２)　名称

(３)　作成年度又は開始年度及び完結年度

(４)　公文書館への受入年度

(５)　簿冊コード

(６)　当該特定重要公文書を所管していた実施機関又は寄贈し、若しくは寄託した者の名称又は氏名

(７)　公開の区分

(８)　その他適切な保存及び利用に資する事項

６　市長は、特定重要公文書のうち電磁的記録（条例第２条第２号の電磁的記録をいう。以下同じ。）については、その種別ごとに媒体変換その他当該特定重要公文書の保存及び利用のために必要な措置を講ずるよう努めなければならない。

７　市長は、特定重要公文書について、その適切な保存及び利便性の向上のために、当該特定重要公文書の内容、保存状態、時の経過、利用の状況等を踏まえ、必要に応じ、適切な記録媒体による複製物を作成するものとする。

（特定重要公文書の利用の促進）

第４条　条例第16条の規定に基づき、市長が別に定める特定重要公文書については、条例第19条から第23条まで、第26条及び第27条に定める利用請求に係る手続のほか、別に定めるところによる簡易な方法により一般の利用に供することができる。

２　市長は、特定重要公文書について、国、他の地方公共団体その他の公共的団体が開催する展示会その他の公共的目的を有する行事等において利用に供することが必要と認める場合は、条例第16条の規定に基づき、別に定めるところにより、当該特定重要公文書を貸し出すことができる。

（本人であることを示す書類）

第５条　条例第18条の本人であることを示す書類で市長が定めるものは、次に掲げる書類のいずれかとする。

(１)　運転免許証

(２)　旅券

(３)　健康保険の被保険者証

(４)　国民年金手帳

(５)　個人番号カード

(６)　前各号に掲げるもののほか、通常本人以外の者が所持していることがないと市長が認めるもの

一部改正〔平成27年規則56号〕

（利用請求の手続）

第６条　条例第19条の利用請求書は、特定重要公文書利用請求書（様式１）とする。

（利用請求に対する決定）

第７条　条例第20条第１項の書面は、特定重要公文書の全部を利用させる旨の決定をした場合にあっては特定重要公文書利用決定通知書（様式２）とし、特定重要公文書の一部を利用させる旨の決定をした場合にあっては特定重要公文書部分利用決定通知書（様式３）とする。

２　条例第20条第２項の書面は、特定重要公文書利用制限決定通知書（様式４）とする。

（利用決定等の期限）

第８条　条例第21条第２項の書面は、利用決定等期限延長通知書（様式５）とする。

（利用決定等の期限の特例）

第９条　条例第22条第１項の書面は、利用決定等期限特例延長通知書（様式６）とする。

（第三者に対する意見書提出の機会の付与等）

第10条　市長は、条例第23条第１項又は第２項の規定により第三者に対し意見書を提出する機会を与える場合にあっては、意見照会書（様式７）により通知するものとする。

２　条例第23条第３項の規定により実施機関に対し意見書を提出する機会を与える場合の手続については、別に定める。

３　条例第23条第４項の書面は、利用決定に係る通知書（様式８）とする。

（電磁的記録の利用方法）

第11条　条例第24条第１項の規定による電磁的記録の利用の方法は、次に掲げる方法であって、市長がその保有する機器及びプログラム（電子計算機に対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。）により行うことができるものとする。

(１)　電磁的記録を用紙に出力したものの閲覧又は交付

(２)　電磁的記録を専用機器（利用する者の閲覧又は視聴の用に供するために備え付けられているものに限る。）により再生したものの閲覧又は視聴

(３)　電磁的記録を光ディスクに複写したものの交付

全部改正〔令和５年規則10号〕

（費用の負担を求める電磁的記録に係る写しの交付の方法）

第11条の２　条例第25条の市長が定める方法は、前条第１号（閲覧を除く。）及び第３号に掲げる方法とする。

追加〔令和５年規則10号〕

（公文書管理審議会への諮問）

第12条　条例第26条第２項の規定による通知は、審議会諮問通知書（様式９）によるものとする。

（審査請求に対する裁決）

第13条　条例第27条第２項の書面は、審査請求に対する裁決に基づく利用決定に係る通知書（様式10）とする。

一部改正〔平成28年規則15号〕

（実施機関による利用の特例）

第14条　条例第28条の規定により、実施機関が特定重要公文書の利用の請求を行う場合の手続については、第６条及び第７条の規定にかかわらず、別に定める。

２　前項の実施機関が公文書館以外の場所での閲覧を求める場合は、１か月を限度として、その閲覧を認めることができる。

（特定重要公文書の廃棄）

第15条　特定重要公文書として保存されている文書が、劣化の進行等により判読及び修復が著しく困難となり、利用できなくなった場合は、その重要性を失ったものとして、条例第29条の規定により、当該文書を廃棄することができるものとする。

２　条例第29条第１項の規定により特定重要公文書の廃棄を行った場合には、廃棄に関する記録を作成し、公表するものとする。

（委任）

第16条　この規則の施行に関し必要な事項は、総務局長が定める。

附　則

この規則は、平成25年７月１日から施行する。

附　則（平成27年規則第56号）

１　この規則は、平成28年１月１日から施行する。

２　この規則の施行の際現に交付されている住民基本台帳カード（本人の氏名、住所及び生年月日の記載があるものに限る。）は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律（平成25年法律第28号）第20条第１項の規定によりなお従前の例によることとされた同法第19条の規定による改正前の住民基本台帳法（昭和42年法律第81号）第30条の44第９項の規定によりその効力を失う時又は当該住民基本台帳カードの交付を受けた者が行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号）第17条第１項の規定により同法第２条第７項に規定する個人番号カードの交付を受ける時のいずれか早い時までの間は、改正後の第５条第５号に規定する個人番号カードとみなす。

附　則（平成28年規則第15号）

この規則は、平成28年４月１日から施行する。

附　則（令和５年規則第10号）

この規則は、令和５年４月１日から施行する。