○札幌市人事委員会事務取扱規程
昭和49年10月９日人事委員会訓令第１号
〔注〕平成25年３月から改正経過を注記した。
札幌市人事委員会事務取扱規程
目次
第１章 総則（第１条―第５条）
第２章 文書の収受及び配布（第６条）
第３章 事務の処理
第１節 通常の事務（第７条―第９条）
第２節 規則、告示及び訓令文書の事務（第10条―第12条）
第４章 公文書の発送（第13条・第14条）
第５章 公文書の管理（第15条―第19条）
第６章 その他（第20条―第24条）
附則
第１章 総則
（目的）
第１条 この訓令は、札幌市人事委員会（以下「委員会」という。）の事務の取扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めることを目的とする。
（文書管理責任者、主任、副主任及び補助員）
第２条 各課に文書管理責任者（以下「管理責任者」という。）を置き、課長をもって、これに充てる。
２ 各課に文書主任（以下「主任」という。）を置き、課の庶務を担当する係長をもって、これに充てる。
３ 各課に文書副主任（以下「副主任」という。）を置き、課の主任である係長以外の係長をもって、これに充てる。
４ 主任又は副主任の事務を補助させるため、係ごとに文書補助員（以下「補助員」という。）を置き、当該係に所属する職員のうちから管理責任者の指名するものをもって、これに充てる。
一部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
（管理責任者等の職務）
第３条 管理責任者は、課内の文書の管理に関する事務を統括する。
２ 主任は、管理責任者の命を受けて、文書を正確かつ迅速に取り扱うよう努め、課内の文書に関する次に掲げる事務を掌理する。
(１) 文書の収受（文書を受け取り、その到達を確認することをいう。以下同じ。）並びに公文書の受付、配布及び発送手続に関すること。
(２) 公文書（札幌市公文書管理条例（平成24年条例第31号。以下「条例」という。）第２条第２号に規定する公文書のうち委員会が保有しているものをいう。第19条を除き、以下同じ。）の編さん、保存期間の設定等に関すること。
(３) 公文書の保管及び引継ぎに関すること。
(４) 公文書の市長への移管及び廃棄に関すること。
(５) その他文書事務に関し必要なこと。
３ 副主任は、主任の事務を補佐し、係内の前項各号に掲げる事務を処理する。
４ 補助員の職務は、主任又は副主任が定める。
一部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
（帳簿）
２ 前項の文書件名簿は、登載する公文書の種類及び性質に応じ、分冊して置くことができる。
一部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
（公文書の記号及び番号）
第５条 各課において文書件名簿に登載する公文書には、記号及び番号を付さなければならない。
２ 公文書の記号は次のとおりとする。ただし、親展文書及び秘密に属する公文書については、記号の前に秘の１字を加えるものとし、前条第２項の規定により、文書件名簿を分冊して置く場合は、必要に応じてその種類及び性質を示す記号を末尾に加えることができる。
調査課 札人委調
任用課 札人委任
３ 公文書の番号は、毎年４月１日から翌年３月31日まで一連番号によるものとする。
一部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
第２章 文書の収受及び配布
全部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
（文書の収受及び配布）
第６条 委員会に到達した文書は調査課が収受し、主務課に配布する。ただし、郵便によらずに到達した文書は主務課において直接収受することができる。
一部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
第３章 事務の処理
第１節 通常の事務
（公文書の受付）
第７条 前条の規定により配布を受け、又は直接収受した文書のうち公文書については、主任又は主任の指示を受けた副主任若しくは補助員が、当該公文書に別表１に定める課受付印を押し（総合文書管理システムを利用して収受した場合を除く。）、文書件名簿に登載するとともに、管理責任者の閲覧に供しなければならない。
一部改正〔平成25年（人）訓令１号・28年１号〕
（起案文書の作成及び回議）
第８条 事案に係る意思決定は、起案文書（様式３）を作成し、及び回議し、これに決裁を受けることにより行わなければならない。ただし、事案の性質上その他の理由から特に起案文書を作成する必要がないと認められるときは、案その他の公文書の余白に必要事項を記載して、及び回議し、これに決裁を受けることにより行うことができる。
２ 前項の回議は、特別の定めのあるものを除くほか、主務の係長、課長、次長及び事務局長を経て、委員長まで行わなければならない。
３ 第１項の規定は、報告及び事後に公文書を作成する場合について準用する。
一部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
（決裁区分）
第９条 起案文書には、次の各号に掲げる決裁区分に応じ、当該各号に定める表示を記載しなければならない。
(１) 委員長の決裁を受けるもの 委員長
(２) 事務局長の決裁を受けるもの 局
(３) 次長の決裁を受けるもの 部
(４) 課長の決裁を受けるもの 課
(５) 係長の決裁を受けるもの 係
一部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
第２節 規則、告示及び訓令文書の事務
（規則、告示及び訓令の公布）
第10条 次に掲げる公文書は、調査課においてその種類ごとに毎年１月から12月まで一連番号を付して、令達番号簿に登載の上、主務課において速やかに公布しなければならない。
(１) 規則 地方公務員法（昭和25年法律第261号）に基づいて規則とするもの
(２) 告示 一般又は一部に公示するもの
(３) 訓令 事務局内部に対して命令通達するもの
一部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
（規則公布の決裁及び署名）
第11条 規則案が議決されたときは、直ちに当該規則の公布について主管課長までの決裁を得た後、委員長の決裁及び署名を受けなければならない。
一部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
（規則及び告示の公告）
第12条 規則及び告示は、札幌市公告式条例（昭和25年条例第34号）により公告しなければならない。この場合において、公告に用いる公文書は、公布原議と同一内容のものに委員長印を押した公文書によるものとし、その掲示期間は、次のとおりとする。
(１) 規則
公布の日から起算して５日目まで
(２) 告示
公布の日から起算して５日目まで。ただし、法令等に別段の定めがある場合はその期間とする。
一部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
第４章 公文書の発送
（発送する公文書の取扱い）
第13条 発送する公文書は、委員長名を用いるものとする。ただし、軽易な内容のもの若しくは庁内を往復するもの又はこれらに類するものにあっては、委員会名、事務局長名、次長名又は課長名を用いることができる。
一部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
第14条 発送する公文書のうち調査課長が指定したものは、公印を押さなければならない。
一部改正〔平成25年（人）訓令１号・令和３年１号〕
第５章 公文書の管理
（簿冊等の分類、名称及び保存期間等）
第15条 事務局の職員は、局の庶務を担当する課長である管理責任者が別に定める基準に従い、簿冊等（条例第５条第２項に規定する簿冊等をいう。以下同じ。）を分類するとともに、名称を付し、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
２ 前項の名称は、当該簿冊等に係る事務及び事業の性質、内容等を分かりやすく示すものでなければならない。
４ 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる簿冊等の保存期間は、当該各号に定める期間とする。
(１) 法令等に保存期間の定めのある公文書若しくは時効が完成するまでの間証拠として保存する必要がある公文書又はこれらがまとめられた簿冊 当該法令等に定める期間又は当該時効の期間を考慮して管理責任者が定める期間
(２) 軽易な公文書であって１年以上の保存期間を定める必要がないもの又はこれらがまとめられた簿冊 当該簿冊等に係る事案を遂行する上で保存する必要があると管理責任者が認める期間
５ 前２項の規定にかかわらず、管理責任者は、簿冊等が、その保存期間の満了の際に、次の各号のいずれかに該当する場合は、当該各号に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長しなければならない。この場合において、当該簿冊等が他の号にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。
(１) 現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの期間
(２) 現に係属している訴訟に関係するもの 当該訴訟（当該訴訟の上訴を含む。）が終結するまでの期間
(３) 審査請求がなされた事案に関係するもので当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して１年を経過していないもの 当該裁決の日の翌日から起算して１年間
(４) 札幌市情報公開条例（平成11年条例第41号）第５条の規定による公文書の公開の請求又は個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）第76条第１項の規定による開示の請求、同法第90条第１項の規定による訂正の請求若しくは同法第98条第１項の規定による利用停止の請求があったもの 当該請求に対する諾否の決定の日の翌日から起算して１年間
(５) その他職務の遂行上保存期間の延長が必要であると認められるもの 当該職務の遂行上必要とする期間
追加〔平成25年（人）訓令１号〕、一部改正〔平成28年（人）訓令１号・令和５年１号〕
（移管又は廃棄の定め）
第16条 管理責任者は、条例第５条第６項の規定に基づき、簿冊等について、保存期間（延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。）の満了前のできるだけ早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、別表２ 30年の欄第１号、第２号及び第４号に掲げる公文書並びに管理責任者が重要公文書（条例第２条第４号に規定する公文書をいう。）に該当すると認める公文書にあっては市長に移管する措置を、それ以外のものにあっては廃棄する措置を採るべきことを定めなければならない。
全部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
（保存期間が満了する簿冊等の取扱い）
第17条 前条の規定により廃棄する措置を採るべきことを定めた簿冊等について、保存期間が満了するときは、管理責任者は、当該措置の適否について検討を行い、必要に応じこれを変更するものとする。
追加〔平成25年（人）訓令１号〕
（簿冊等の保管）
第18条 管理責任者は、前年度又は現年度に完結した簿冊等及び完結していない簿冊等を、各課の事務室内の一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
２ 前項の規定にかかわらず、電磁的記録である簿冊等については、管理責任者は、その内容に応じた適切な場所に保管するものとする。
３ 前々年度以前に完結した簿冊等で保存期間が２年以上のもののうち、管理責任者が必要と認めるものについては、事務室内で引き続き保管することができる。
一部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
（公文書の公開及び管理）
第19条 札幌市情報公開条例の規定による委員会が保有する公文書（同条例第２条第２号に規定する公文書をいう。以下この条において同じ。）の公開及び管理に関する事務については、市長が保有する公文書の公開及び管理に関する事務の処理の例に準じて処理するものとする。
一部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
第６章 その他
（委員会の議案等の事務）
第20条 委員会において審議等を行う議案、報告その他の案件（以下「議案等」という。）が生じたときは、速やかにその件名を調査課に通知するとともに、所定の決裁を受けるものとする。
２ 前項の規定により議案等が決裁になったときは、直ちに必要部数を調査課に送付しなければならない。この場合、議案及び報告については、その種類ごとに、毎年１月から12月まで一連番号を付するものとする。
一部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
（会議等の報告）
第21条 会議、研修会、説明会その他これらに類するもの（以下「会議等」という。）に出席を命ぜられた者は、会議等の終了後（出張により出席を命ぜられた場合にあっては、帰庁後）速やかに上司に報告しなければならない。
一部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
（苦情等の処理）
第22条 各課においては、市民から苦情等を受けたときは、苦情等処理票（様式４）に所要事項を記載の上、その処理に当たるものとする。
一部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
（個人情報等の取扱い）
第23条 委員会が保有する個人情報等（個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）第２条第１項に規定する個人情報、同条第５項に規定する仮名加工情報、同法第121条第２項に規定する行政機関等匿名加工情報等及び同法第123条第１項に規定する匿名加工情報をいう。）の取扱いについては、別に定めるものを除くほか、市長における個人情報等の取扱いの例による。
追加〔令和５年（人）訓令１号〕
（準用）
第24条 委員会の公文書の取扱いその他の事務の取扱いについては、この規程に定めるもののほか、市長部局の例による。
一部改正〔平成25年（人）訓令１号・令和５年１号〕
附 則
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則（昭和63年（人）訓令第１号）～附 則（平成17年（人）訓令第１号）
省略
附 則（平成18年（人）訓令第１号）
１ この訓令は、平成18年７月18日から施行する。
２ この訓令の施行の際、改正前の訓令の規定に基づき作成された様式等の用紙で現に印刷済のものは、当分の間、必要な修正を加えて使用することができる。
附 則（平成25年（人）訓令第１号）
この訓令は、平成25年４月１日から施行する。
附 則（平成28年（人）訓令第１号）
この訓令は、平成28年４月１日から施行する。ただし、第７条及び様式３の改正規定は、制定の日から施行する。
附 則（令和３年（人）訓令第１号）
この訓令は、令和３年８月10日から施行する。
附 則（令和５年（人）訓令第１号）
この訓令は、令和５年４月１日から施行する。
別表１
調査課 |
|
任用課 |
|
備考 課名の次に文書の種類及び性質を示す記号を加えることができる。
一部改正〔平成25年（人）訓令１号〕
別表２
保存期間 | 30年 | 10年 | ５年 | ３年 | １年 |
該当する公文書 | (１) 条例及び規則の制定改廃に関する公文書 (２) 委員会の会議録、議案、報告その他委員会に関する公文書（委員会の開催に関する公文書を除く。） (３) 職員の人事（軽易なものを除く。）に関する公文書 (４) 次に掲げる公文書であって、10年を超えて業務に使用する必要があるもの ア 訓令、告示その他の例規の制定改廃に関する公文書 イ 法令に基づき策定した計画その他の計画に関する公文書 ウ 個別の事業及び各種制度に係る計画（イに該当するものを除く。）、実施及び報告に関する公文書 エ 要綱、要領、指針等の制定改廃に関する公文書 オ 個人又は法人の権利義務の得喪に係る審査基準等の制定改廃に係る公文書 カ 訴訟、審査請求及び地方公務員法第46条の規定に基づく措置の要求（以下「措置要求」という。）に関する公文書 (５) その他10年を超えて業務に使用する必要があると認める公文書 | (１) 委員会の開催に関する公文書 (２) 訓令、告示その他の例規の制定改廃に関する公文書（30年の欄第４号に該当するものを除く。） (３) 法令に基づき策定した計画その他の計画に関する公文書（30年の欄第４号に該当するものを除く。） (４) 要綱、要領、指針等の制定改廃に関する公文書（30年の欄第４号に該当するものを除く。） (５) 個人又は法人の権利義務の得喪に係る審査基準等の制定改廃に係る公文書（30年の欄第４号に該当するものを除く。） (６) 次に掲げる公文書であって、５年を超えて業務に使用する必要があるもの（30年の欄第４号に該当するものを除く。） ア 個別の事業及び各種制度に係る計画（第３号に該当するものを除く。）、実施及び報告に関する公文書 イ 訴訟、審査請求及び措置要求に関する公文書 (７) その他５年を超えて業務に使用する必要があると認める公文書（30年の欄に該当するものを除く。） | (１) 会計経理に関する公文書 (２) 職員の人事に関する公文書のうち、軽易なもの (３) その他３年を超えて業務に使用する必要があると認める公文書（30年の欄及び10年の欄に該当するものを除く。） | (１) 給与の支払に関する公文書 (２) 常例的事務の執行に必要な公文書 (３) その他１年を超えて業務に使用する必要があると認める公文書（30年の欄、10年の欄及び５年の欄に該当するものを除く。） | (１) 文書の収受並びに公文書の受付及び発送に関する公文書 (２) 軽易な諸願届及び照会に関する公文書 (３) その他１年を超えて業務に使用する必要がないと認める公文書 |
追加〔平成25年（人）訓令１号〕、一部改正〔平成28年（人）訓令１号〕
様式１
様式２
様式３
一部改正〔平成28年（人）訓令１号〕
様式４